Processador Inteligente de Documentos é a nova solução da Procergs para otimizar o trabalho e aumentar a produtividade
A inovação do PID automatiza leitura de arquivos e preenchimento de formulários por meio da Inteligência Artificial da empresa
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O Processador Inteligente de Documentos (PID), que está em funcionamento para atender as necessidades específicas de alguns clientes desde o final do ano passado, entrou para o portfólio de soluções digitais idealizadas pela Procergs com a utilização de IA. A iniciativa de automatização reduz significativamente a necessidade de digitação e de conferência manuais, trazendo maior produtividade e assertividade nas informações registradas, por exemplo, nas Secretarias e Autarquias do RS onde já vem sendo operada.
O PID consegue extrair informações textuais, sejam elas digitadas ou escritas à mão, de documentos digitalizados em formato PDF, PNG, JPEG ou JPG. As informações extraídas podem ser obtidas em diferentes formatos de saída: JSON e CSV (como dados estruturados), ou TXT, HTML e Markdown (como dados não estruturados). Existem ainda as opções de extração síncrona ou assíncrona. Na primeira, o usuário aguarda o fim do processamento pelo PID e recebe a resposta no formato de saída desejado. Na assíncrona, o usuário não precisa aguardar a resposta do PID ao submeter o arquivo. Isso porque o usuário recebe um identificador de tarefa, com o qual pode verificar o status do processamento, e obtém a resposta quando ela está pronta. Assim, o PID automatiza a extração de informações de documentos digitalizados, reduzindo o tempo gasto pelos analistas humanos e aumentando a eficiência no processo de análise de documentação.
Criação do PID e suas vantagens
Previsto no Profisco II – RS (Projeto de Modernização da Gestão Fiscal do Estado do Rio Grande do Sul), o projeto inovador do PID foi iniciado por uma empresa externa, mas não evoluiu conforme o esperado. Então, a equipe Arquitetura FPE da Área de Despesa e Controladoria 2 (AD2) assumiu o desafio, realizando a prospecção de soluções de mercado e estruturando uma abordagem que garantisse qualidade, escalabilidade e aderência às necessidades do sistema Finanças Públicas do Estado 2 (FPE2). Ao longo do trabalho, os responsáveis identificaram também o potencial que a iniciativa tem como um produto reutilizável e escalável, com possibilidade de adoção em outros contextos e clientes atendidos pela Procergs.
“O Elisandro Filippetto, então chefe da Área de Despesa e Controladoria 2 (AD2), me procurou relatando que estava conduzindo um projeto que poderia ser aproveitado por outros clientes da Procergs: a extração de dados estruturados, tendo como base documentos ou imagens, para posterior utilização nos sistemas. Naquele momento, a equipe da AD2 já vinha realizando a prospecção de ferramentas e compartilharam conosco todo o estudo realizado até ali. Com esse material, avançamos na avaliação de mercado, realizando benchmark e prospectando uma solução adequada às necessidades do projeto. Em um espaço de, no máximo, três meses, chegamos a essa solução, que, posteriormente, também passou a ser utilizada por outros clientes da Procergs”, explica o chefe da Área de Arquitetura-Prospecção Fred Cappellari.
Além da extração automática de informações e do apoio para completar diferentes tipos de fichas técnicas, o PID também é apontado pelo gerente da Divisão de Gestão de Tecnologia (DGT), Helom Mendonça, como ilustração daquilo que é o grande diferencial da Procergs diante de outros concorrentes do setor privado no quesito inovação. “Os serviços que nós efetuamos são pensados a fim de oferecer a independência de fornecedores para o cliente que contratou a nossa solução, proporcionando interoperabilidade, reforçando e garantindo a continuidade dos negócios sem maiores impactos externos”, destaca ele.
PID na prática
Entre os clientes que estão com o Processador Inteligente de Documentos (PID) em uso e outros que ainda vão iniciar a utilização dele, conheça alguns exemplos de aplicação da ferramenta assinada pela Procergs.
Case Sefaz-RS
Junto ao sistema Finanças Públicas do Estado 2 (FPE2), a utilização do PID está sendo planejada para “apoiar o cadastro de Documento Credor, visando ganho de produtividade na operação, redução de inconsistências decorrentes da entrada manual de dados e maior confiabilidade dos dados inseridos. Além desse primeiro uso, a solução também abre possibilidade de aplicação em diversas outras funcionalidades como, por exemplo, na prestação de contas, permitindo extrair e validar as informações dos documentos anexados ao sistema”, explica o atual gerente da Divisão Fazendária da Despesa e Controladoria (DFD), Elisandro Filippetto. Aliás, a nova solução digital da Procergs nasceu justamente para corresponder a um pedido específico feito pelo cliente Secretaria da Fazenda do Rio Grande do Sul (Sefaz-RS).
Case Secretaria da Saúde-RS
De acordo com o analista de Negócios do Cliente Gabriel Pastoriza, o PID ainda vai ser usado em uma Prova de Conceito no sistema de Administração de Medicamentos (AME), com o objetivo de aprimorar a análise realizada sobre os documentos necessários para a solicitação e os remédios. “Espera-se que com o uso da tecnologia, o trabalho de avaliação e deferimento/indeferimento dos pedidos, que atualmente é realizado de forma 100% humana pelos peritos, seja otimizado. Isso deverá trazer tempos de resposta mais rápidos para a Secretaria da Saúde do Rio Grande do Sul, reduzindo assim o tempo de espera do paciente para que este obtenha o(s) medicamento(s) necessário(s) para o seu tratamento”, revelou Pastoriza.
Case Polícia Civil-RS
O apoio do PID é feito para o Sistema de Polícia Judiciária (SPJ), junto ao cliente Polícia Civil do Rio Grande do Sul, na coleta de dados do Formulário Nacional de Avaliação de Risco (Fonar), que é um instrumento destinado a detectar se a mulher pode vir a sofrer qualquer forma de violência no âmbito das relações domésticas e familiares, de acordo com o art. 7º da Lei Maria da Penha. “O Processador Inteligente de Documentos extrai as respostas das 27 perguntas existentes no Fonar, todas preenchidas à mão, para ajudar a identificar os fatores de risco, classificados em graves, moderados ou extremos, de a mulher ser vítima de feminicídio ou de agressão reincidente. Isso agiliza muito o processo de formação de uma base com esses dados que são extraı́dos”, comenta o analista de Negócios do Cliente Daniel Silveira.
Case DetranRS
Conforme relata o analista de Negócios do Cliente Ricardo Anello, o PID está atuando em algumas etapas por trás do Gerenciador de Serviços Virtuais (GSV), junto ao cliente DetranRS no contexto de infrações e penalidades, porque a autarquia enfrentava um cenário de crescimento no volume de processos, composto por documentação extensa, dados não estruturados e forte descentralização dos dados entre os sistemas. Ou seja, uma série de fatores que aumentava o risco de inconsistências, atrasos na análise e acúmulo de trabalho. “Mesmo após a digitalização e integração dos diferentes sistemas envolvidos no processo, ainda havia a necessidade de uma solução que aprimorasse o trabalho dos relatores, que são analistas humanos. Para ajudar a vencer o desafio, o PID auxilia o GSV como uma solução de IA capaz de realizar OCR integrado e extrair informações críticas permitindo indexar documentos e resumir automaticamente os elementos essenciais do processo: alegações do condutor, dados de procuração e citações de resoluções e leis”, descreve Anello.
Suporte para o Processador Inteligente de Documentos, o PIA é um sistema 100% concebido pela própria empresa e que significa literalmente Procergs Inteligência Artificial. Ele congrega todas as soluções de IA das grandes big techs disponíveis no mercado dentro do ecossistema de inovação institucional da empresa. A Diretoria de Soluções Fiscais e Tributárias (DSFT), a cargo do diretor Sandro Furtado, é a responsável, entre outros assuntos, por tudo o que envolve o PIA.